V záložke "Spracovávané firmy" sa definuje zoznam firiem, ktoré sa budú spracovávať v rámci inštalácie programu. Program je multifiremný, t.j. v rámci jednej firmy je možné spracovávať prakticky neobmedzené množstvo firiem (max. počet je daný zakúpenou licenciou), pričom je zabezpečené jednoduché prepínanie medzi firmami bez nutnosti vystupovať z programového vybavenia, zároveň je zabezpečené i prepínanie programu medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom.
Definícia spracovávanej firmy
-
Názov firmy pre výber - názov firmy, ktorý sa bude zobrazovať v ponuke na výber firmy. Doporučujeme zadať kompletný obchodný názov firmy
-
Podadresár, v ktorom budú uložené údaje - názov adresára, kde sa budú ukladať údaje. (Odporúčame používať 8-miestny názov bez medzier.). Nesmie byť duplicitný názov u 2 rôznych firiem. V prípade SQL verzie je to názov databázy na SQL serveri. Pri úpravách už nie je možné tento údaj zmeniť
-
Druh vedeného účtovníctva - nastavenie druhu spracovávaného účtovníctva
-
Evidovať strediská - zaškrtnúť v prípade, ak sa vo firme sleduje strediskové hospodárenie, v programe sa zobrazia všetky voľby súvisiace z evidenciou stredísk
-
Evidovať zákazky - zaškrtnúť v prípade, keď sa pracuje so zákazkami, v programe sa zaktivujú voľby súvisiace s evidenciou zákaziek.
-
Firma je platiteľ DPH - ak je firma platca DPH, je potrebné zaškrtnúť. Zaktivujú sa funkcie súvisiace s evidenciou DPH
-
Mzdy pre veľký závod - je potrebné zaškrtnúť, ak firma sama vypočítava dávky nemocenského poistenia. Povolené len v prípade, ak je zakúpená licencia rozšírenie pre spracovanie veľkého závodu. V súčasnosti už nie je potrebné, voľba ostáva kvôli možnosti spracovať staršie obdobia
-
Spúšťať automatické indexovanie pri prvom štarte každý deň - volľba zaktivuje indexovanie 1x za deň pri prvom štarte ľubovoľného počítača v sieti
Okrem definícií, týkajúcich sa spôsobu účtovania je potrebné nadefinovať používateľov, ktorí budú do vybranej firmy môcť vstupovať, výberom zo zoznamu používateľov v pravej časti okna v prípade, že nenecháte predvolenú voľbu všetci používatelia. Pri spracovávaní viacerých firiem je táto voľba veľmi praktická, nakoľko pri výbere obmedzuje zoznam firiem, ale zátroveň chráni údaje pred nepovolaným prístupom.
Najčastejšou chybou pri vytvorení novej firmy býva, že sa nenadefinuje zoznam používateľov, ktorí môžu pracovať s vytváranou firmou, čiže firma sa neobjaví v zozname firiem pri prihlasovaní do programu žiadnemu používateľovi.
Pomocné funkcie so spracovávanými firmami
Vo vybranej firme v zozname firiem môžeme vyvolať ďalšie funkcie, týkajúce sa spracovávanej firmy. Sú to :
-
zálohovanie údajov firmy - centrálne zálohovanie všetkých aplikácií vybranej firmy
-
znovuvytvorenie indexových súborov (DBF) – je potrebné použiť v prípade nejakých prevádzkových problémov – keď sa spúšťa z administrácie, aplikuje sa na dáta všetkých aplikácií, je tiež prístupné v jednotlivých aplikáciách bez nutnosti spustiť administráciu
-
údržba SQL databázy (SQL) – odporúča sa spustiť, keď spozorujete pokles rýchlosti aplikácie.
-
inovácia štruktúr firmy - funkcia, zabezpečujúca súlad dátových štruktúr programu s používanou verziou programového vybavenia. Po aktualizácií sa spušta automaticky pri štarte aplikácie. (pozri Systém - inovácia štruktúr)
-
zmeniť poradie zobrazenia firiem - umožní zotriediť ponúkané poradie firiem pri prihlasovaní do programu – toto nastavenie je spoločné pre všetkých používateľov