Meno používateľa v sieti - identifikácia používateľa (username) pre programové vybavenie. Pomocou tohto mena sa používateľ prihlasuje do programu. Je povinné a nesmie byť duplicitné pre viac používateľov.
Plné meno - plné meno používateľa, ktoré sa používa na tlač dokladov, identifikáciu tlače dokladov. Nie je povinné, ale doporučujeme ho presne vyplniť.
Používané iniciály používateľa - identifikácia používateľa pre účely histórie. Iniciály sú zapisované do záznamov pre identifikáciu úprav, tvorby alebo vymazania záznamov. V Riadení servisu sa iniciály prihlasovaného používateľa musia zhodovať s iniciálmi technika, zadaného v zozname technikov. Inicály nesmú byť duplicitné pre viac používateľov.
Prístupové heslo - Každý používateľ má vlastné prístupové heslo, ktoré mu v tomto okne nadefinuje administrátor systému. Svoje heslo si môže používateľ zmeniť v okne Zmena hesla
Potvrdenie hesla - po zadaní hesla je toto ešte potrebné potvrdiť kvôli kontrole
Používateľ je klientom terminálových služieb - v prípade začiarknutie tohto políčka, sa nastavenia a hardvérové prostriedky nebudú viazať na počítač, ale na konkrétneho používateľa - využíva sa v prípade, že je aplikácia umiestnená na serveri na ktorý sa používatelia pripájajú cez vzdialenú plochu (RDP).
Prístup k aplikáciám - Administrátor systému má právo definovať používateľovi aplikácie, do ktorých môže pristupovať, výberom z aplikácií dostupných podľa zakúpenej licencie.

Prístupy v rámci aplikácií

V rámci každej aplikácie je potrebné ešte nadefinovať používateľovi prístup k údajom v tejto aplikácii navolením (ako to dokumentuje priložený obrázok)

V rámci aplikácie sa definuje prístup k údajom s nasledujúcimi možnosťami :

Len na čítanie - používateľ môže prezerať údaje, nemôže však do údajov zasahovať, ani napĺňať nové údaje. Typicky napr. prístup vedúceho pracovníka
Napĺňanie bez možnosti opráv - predvolená hodnota. Používateľ môže údaje vytvárať (napĺňať), nesmie však v údajoch uskutočňovať úpravy. Typicky napr. účtovníčka, ktorá zabezpečuje len účtovanie nejakej čiastkovej agendy, alebo servisný technik v servise
Kompletný prístup (opravy i mazanie) - používateľ môže napĺňať, upravovať i odstraňovať záznamy v aplikácii, má úplnú kontrolu nad údajmi. Typicky napr. hlavný účtovník firmy.

Ďalej sa definujú prístupy k režimom aplikácie - pre každú aplikáciu je samozrejme zoznam režimov iný, obrázok dokumentuje možnosti v účtovníctve. Pri každej aplikácii je možné definovať

Umožnené zálohovanie údajov - používateľ má právo zálohovania údajov. Voľba existuje kvôli možnosti zneužitia údajov.
Povolené zmeny nastavenia (možností) - používateľ má právo meniť nastavenie programu. Vzhľadom na veľkú citlivosť programového vybavenia na rôzne nastavenia doporučujeme povoliť len skutočne skúseným používateľom, ovládajúcim možnosti nastavenia programu.
Povolenie práce s uzamknutými dokladmi