Pri ukončení účtovného obdobia je potrebné uskutočniť účtovnú uzávierku. Účtovná uzávierka nemusí byť vykonaná v reálnom čase, lebo programové vybavenie podporuje vytvorenie a zápis uzávierky k vybranému dátumu. Preto je možné účtovať v novom účtovnom období bez nutnosti mať uzatvorené staré účtovné obdobie.

Na uskutočnenie uzávierky a otvorenie nového obdobia však nie je potrebné čakať až do úplného uzavretia roku, pretože po vykonaní uzávierky a otvorení nového obdobia, sa dá pracovať zároveň v starom roku aj v novom roku a potom sa doúčtované zmeny na účtoch v starom roku, premietnu cez nanovo spustenú uzávierku a aktualizáciu počiatočných stavov do počiatočných stavov nového roku.

Samotná uzávierka sa spúšťa v okne podľa obrázku:

Účtovná uzávierka má dve fázy.

1. Uzatvorenie účtov (zaúčtovanie účtovnej závierky)

Uzatvorenie účtov je programové vytvorenie uzávierkových dokladov, ktoré majú status interného dokladu a je možné ich prezerať a upravovať v účtovnom denníku ako normálne účtovné doklady. Jedinou zvláštnosťou je nastavenie základného typu dokladu na Uzávierková operácia. Zaúčtovaním týchto dokladov dôjde k vynulovaniu jednotlivých účtov operáciou oproti účtu 702.Vytvorenie uzávierkových dokladov spustíte tlačidlo Zaúčtovať uzávierku. Predtým je nutné zaškrtnúť voľbu Bolo uskutočnené vyrovnanie kurzových rozdielov na pohľadávkach a záväzkoch, ktoré sa vykoná vo voľbe Prehľady-Odberateľské, resp. Dodávateľské faktúry-Vyrovnanie kurzových rozdielov.

Predvoľby pri účtovnej závierke

Dátum zaúčtovania - dátum, ku ktorému sú uzávierkové doklady vytvorené. Predvolený je dátum ukončenia aktuálneho (nastaveného) účtovného obdobia. Pre správnu funkciu uzávierky je bezpodmienečne nutné nastaviť rok spracovania na rok, ktorý sa uzatvára (o nastavenom prechode rokov informuje návestie v pravom hornom rohu obrazovky), v opačnom prípade nedôjde k správnemu výpočtu uzávierky.

Zaúčtovanie dane - nastavenie spôsobu zaúčtovania dane. Sú 3 možnosti :

Vypočítať, použiť sadzbu - daň je vypočítaná v priebehu uzávierky podľa nastavenej sadzby a automaticky zaúčtovaná
Absolútna čiastka (Sk) - daň nie je vypočítaná, ake zadaná čiastka je zaúčtovaná v priebehu uzávierky
Nezaúčtovať (predvoľba) - daň nie je vypočítaná ani zaúčtovaná, je potrebné je zaúčtovať pred spustením uzávierky interným dokladom ručne. Doporučený spôsob zaúčtovania dane

Uzávierka saldokonta

Saldokontné účty sa uzatvárajú špeciálnym spôsobom kvôli zachovaniu informácií o aktuálnom salde voči partnerom, preto tieto účty sú uzatvárané jednotlivo, nie jednou sumou podľa jednotlivých účtov. Toto správanie je možné zmeniť pred spustením uzávierky.

Použiť predvolené saldokontné účty (311,321,314,324) - ako saldokontné sú pre účely uzávierky akceptované len vymenované účty (predvolené, do verzie 3.8 nebolo možné túto voľbu zmeniť)
Použiť saldokontné účty podľa nastavenia v účtovom rozvrhu - je možné v účtovnom rozvrhu nastaviť zoznam účtov, ktoré budú v priebehu uzávierky posudzované ako saldokontné a takýmto spôsobom v prípade navolenia tejto predvoľby použité pri vytváraní uzávierky

Ďalej je ešte možné nastaviť :

þ Zosumarizovať saldokontné účty – vypne špeciálnu uzávierku saldokontných účtov, tieto sú posudzované ako obyčajné účty a uzatvorené len jednou siumou bez ohľadu na jednotlivé faktúry a partnerov. Voľbu nedoporučujeme použiť, jej použitie je vhodné snáď v prípade účtovných firiem pri spätnom nahadzovaní účtovníctva.
þ Saldokonto sumarizovať aj podľa stredísk - pri uzatváraní sa posudzuje aj stredisko, nielen partner a faktúra
þ Zosumarizovať preddavky podľa partnerov - nastavený špeciálny režim uzatvorenia účtov preddavkov (314,324), kde je saldo sumarizované len podľa partnerov, a nie aj variabilných symbolov, nakoľko na tomto účte väčšinou nie sú spárovateľné čísla faktúr.

Po spustení uzávierky ešte naskočí kontrolná otázka

a po jej potvrdení je uzávierka spustená. Po ukončení je možné uzávierku prezerať v účtovnom denníku, alebo priamo prostredníctvom tohto okna tlačidlom Prezrieť uzávierku. Zároveň sú sprístupné tlačidlá Zrušiť uzávierku a Otvoriť nové obdobie.

Zrušenie účtovnej závierky

Výpočet účtovnej uzávierky je vratný proces, ktorý je možné opakovať. Vytvorené uzávierkové doklady je možné zrušiť voľbou Zrušenie uzávierky. Všetky uzávierkové doklady sú zrušené, a uzávierka môže byť znovu vytvorená. Pred znovuvytvorením je potrebné fyzicky zrušiť vymazané doklady voľbou Vysypať kôš, až potom je možné uzávierku znovu spustiť (toto nie je potrebné v SQL verzii ELALL).

2. Otvorenie nového účtovného obdobia

Po vykonanej účtovnej závierke je možné uskutočniť stlačením tlačidla Otvoriť nové obdobie presun údajov do nového účtovného obdobia a fyzické ukončenie spracovávaného roku. Tento proces je NEVRATNÝ a nie je možné ho zopakovať. Preto je potrebné pred uskutočnením otvorenia nového obdobia vytvoriť záložné kópie aktuálnych údajov.

Operácie pri otvorení nového obdobia

Vytvorenie archívu aktuálneho obdobia - kompletné spracovávané údaje sú uložené do archívneho adresára, odkiaľ sú prístupné z programu naďalej pri zmene roku spracovania, prístupné sú na čítanie aj na zmeny a úpravy
Vygenerovanie počiatočných zostatkov - je vytvorená sada účtovných dokladov, otvárajúcich jednotlivé účty. Sú to interné doklady, ktoré majú základný typ nastavený na Počiatočný stav.
Zrušenie dokladov z uzatváraného obdobia - v účtovnom denníku a pomocných knihách sú zrušené všetky doklady, týkajúce sa uplynulého obdobia, ktoré nemajú vplyv na aktuálne údaje. Sú to

všetky účtovné zápisy
kniha DPH mimo zápisov v neuplatnenej DPH na vstupe, platných k dátumu uzávierky
všetky zápisy v knihe faktúr mimo tých, ktoré neboli vysporiadané k dátumu konania uzávierky

Aktualizácia počiatočných stavov

Pre aktualizáciu už vytvorených počiatočných stavov je potrebné zrušiť už jestvujúcu uzávierku v starom roku, vysypať vymazané doklady z koša, opätovne spustiť uzávierku (aby v nej boli premietnuté doúčtované zmeny) a potvrdiť voľbu Zaktualizovať PS.